Sales Analysis Tools
Aufgabe des Projekts war die Erstellung einer Softwarelösung, welche die Aktivitäten des Vertriebs mit aussagekräftigen Berichten unterstützt.
Hierzu sollten Berichte über den Zustand der Vertriebsziele erstellt werden.
Des Weiteren sollen Berichte über die Umsätze der einzelnen Endkunden erstellt werden.
Betriebswirtschaftlicher Hintergrund
Das Unternehmen vertreibt weltweit erfolgreich Konsumgüter. Der Vertrieb erfolgt über diverse Großhändler, welche die Produkte über Zwischenhändler an die Endkunden verkaufen. Die Großhändler melden die erfolgte Distribution an diese Zwischenhändler (Kunden) an das Unternehmen, welches aus den gemeldeten Daten die gewünschten Berichte generiert.
Projektziele
Ziele des Projekts waren:
Berichte
1. Cumulated PLA Report (Vertriebsperformanz Analyse)
Der PLA Report (Product Listed Analysis) ist die ursprüngliche Anforderung dieses Projekts. Dieser Bericht listet alle Umsätze pro Kunde (Zwischenhändler) und Produkt, gruppiert bei Kundengruppe, und visualisiert den Status definierter Ziele durch Farbcodes.
Vertriebsziele werden pro Kunde (Zwischenhändler) und Produkt erstellt und fordern den erfolgreichen Verkauf des Produkts beim spezifizierten Kunden. Ein Ziel gilt als erreicht, wenn dieser Kunde das spezifizierte Produkt gekauft hat. Ein Ziel gilt als nicht erreicht, wenn der Kunde das Produkt nicht gekauft hat oder dieses nach einem Kauf eine gewisse Zeit nicht mehr gekauft hat (Delisted Product).
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Der Bericht soll einen schnellen Überblick über den Status der Ziele liefern. Hierzu wurde ein Bericht konzipiert, welcher den Zustand eines Ziels farbkodiert anzeigt. Dieser Bericht wurde bis dato in mühsamer Handarbeit erstellt und war, aufgrund des mit der Erstellung verbundenen Aufwands, selten aktuell.
Die Verwendung von Farbcodes ermöglicht eine schnelle Übersicht über den aktuellen Stand der Ziele innerhalb einer Kundengruppe.
Der Einsatz des Cumulated PLA Reports bietet zudem die Möglichkeit, die Ziel- und Umsatzentwicklung im Zeitablauf zu erfassen. |
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Dank der Farbcodierung kann für jedes einzelne Produkt dessen Entwicklung im angegebenen Zeitraum (3 bis 12 Monate) beim jeweiligen Kunden sofort erfasst werden. Summenwerte für das jeweilige Produkt sowie für den jeweiligen Kunden zeigen den maximalen Umsatz ebenfalls farbcodiert (gelber Hintergrund und roter Rahmen).
Der Bericht wurde schließlich um eine Übersicht ergänzt, welche den Umsatz pro Kundengruppe zeigt. Auch hier wird der maximale Umsatz und damit der interessanteste Markt hervorgehoben. Der Datenanalyst kann von dieser Seite sofort in die Details springen indem der angebotene Hyperlink zum Arbeitsblatt benutzt wird.
2. Targets Report (Zielanalyse)
Der Targets Report bietet eine Übersicht über die erreichten Ziele. Das Vertriebsteam kann auf einem Blick ersehen, wie viele Ziele erreicht wurden. Des Weiteren können Erfolge im Zeitablauf sichtbar gemacht werden. Darüber hinaus werden Statistiken (Top 5, 10 oder beliebig wählbar) pro Kunde und Produkt ausgewiesen.
3. Turnover Report (Umsatzanalyse)
Das Unternehmen hat keinen direkten Einblick in Umsätze mit Endkunden, da Produkte an diese Endkunden über Großhandelspartner getätigt werden.
Der Umsatz Bericht listet alle Umsätze bei ausgewähltem Zwischenhändler (Kunde) und Produkt, alternativ aggregiert bei Gruppe, für einen ausgewiesenen Zeitraum.
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Der Großhandelspartner bietet dem Unternehmen monatliche Umsatzstatistiken in Form von CSV Dateien.
Diese Dateien können für detaillierte Umsatzanalysen herangezogen werden. Die Statistiken enthalten alle Verkäufe im Zeitablauf pro Produkt und Endkunde.
Der Umsatz Bericht kann für alle Umsätze eines Zeitraums, Umsätze eines Kunden, einer Kundengruppe und / oder eines Produktes/einer Produktgruppe ausgewiesen werden. |
Berichte können detaillierte Analysemöglichkeiten bieten, z.B. Zwischensummen per Kunde, Produkt oder Gruppen. Optional kann der Umsatz als Chart angezeigt werden und somit einen schnellen Überblick über den Umsatz im Zeitablauf bieten.
Der Umsatz Bericht kann mittels MS Excel Funktionalität weiter verfeinert werden. So können z.B folgende Fragen beantwortet werden:
- Welche Produkte erwirtschafteten mehr als 50% Umsatz?
- Welche Kunden erwirtschafteten mehr als 50% Umsatz?
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Etc.
Technische Rahmenbedingungen
Die Umsetzung erfolgte aufgrund diverser Einschränkungen komplett in MS Excel.
Aufgrund diverser Restriktionen konnte für dieses Projekt nicht die optimale technische Lösung gewählt werden.
Eine optimale Lösung würde als Datencontainer einen Datenbank Server verwenden. Das Client Interface könnte dann flexibel als Windows Applikation, als Web-Applikation oder als MS-Office Applikation erstellt werden.
Das umgesetzte Konzept trägt den Restriktionen Rechnung und wurde derart konzipiert, das eine nachträgliche Umstellung auf eine Datenbank basierende Applikation kosteneffizient möglich ist.
Darüber hinaus bietet die gewählte MS Excel basierende Umsetzung die folgenden Vorteile:
- Die gewählte MS Excel basierende Umsetzung bietet eine kosteneffiziente Lösung ohne funktionale Einschränkungen. MS Excel bietet VBA zur schnellen Implementierung eines Ritch-Clients, des Weiteren kann eine derartige Lösung mittels der MS Common Controls sowie der Windows API zu einer professionellen Lösung erweitert werden. Die Umsetzung eines derart leistungsfähigen User Interfaces mittels MS Forms oder eines Web-Clients erscheint aufwendiger.
- Die geschaffene Lösung kann des Weiteren auf Wunsch jederzeit internationalisiert werden.
- Erstellte Berichte können von Mitarbeitern sofort mit bekannten Werkzeugen weiter verarbeitet werden.
- MS Excel ist in vielen Unternehmen an den meisten Arbeitsplätzen vorhanden. Eine auf dieser Applikation aufsetzende Lösung erfordert keine Hard- und Software Anschaffungen.
- Des Weiteren sind keine administrativen Eingriffe oder Anpassungen nötig, um diese Applikation zu betreiben.
Applikationskonzept
Die Applikation wurde als MS Excel Add-In konzipiert und steht somit dem Benutzer als Teil von MS Excel zur Verfügung. Sollte die Applikation im internen Netzwerk gespeichert werden, können verschiedene Nutzer mit dieser Applikation arbeiten.
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Die Applikation integriert sich in die Menuleiste von MS Excel und kann von dort jederzeit aufgerufen werden.
Die Applikation gliedert sich in die Aufgabenbereiche:
- Berichte
- Setup
- Preisliste
- Hilfe.
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Berichte
Im Bereich Berichte finden sich alle Berichte, die die Applikation erstellen kann. Ein Nutzer kann neue Berichte erstellen oder vorhandene Berichte öffnen.
Die Nutzung der Option Öffnen wird den Datei-Öffnen Dialog aufrufen und das hinterlegte Verzeichnis (S. Setup) für Berichte vorschlagen. Berichte können somit schneller gefunden werden, als bei der Verwendung des MS Excel Datei-Öffnen Dialogs des Datei Menus.
Berichte existieren momentan für
- PLA Reports
- Targets Reports
- Turnover Reports.
Setup
Im Bereich Setup finden sich alle Einstellungsmöglichkeiten des Programms. Benutzer können hier z.B. festlegen, welche Standard Verzeichnisse die Applikation verwendet, welche Produkt Kategorien verwendet werden sollen, welche Ziele existieren oder Kunden und Kundengruppen verwalten und vieles mehr.
Preisliste
Berichte verwenden auf Wunsch mit Preisen validierte Daten.
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Alle Berichte basieren auf Umsatzberichten des Großhandels. Diese Berichte listen nur verkaufte Mengen – verkauft an spezielle Kunden. Die Applikation kann diese Mengen mit den für diesen Kunden geltenden Preisen – inkl. Rabatte – validieren, d.h. den tatsächlichen Umsatz des jeweiligen Kunden ausweisen.
Die Option Preisliste bietet die Möglichkeit, Preislisten zu verwalten. Vorhandene Import- und Exportfunktionen erlauben ein flexibles Verwalten dieser Preislisten.
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Hilfe
Diese Option bietet Zugriff auf die Dokumentation des Programms sowie den aktuellen Versionsstand inkl. einer Übersicht über alle Änderungen und Erweiterungen.
Typische Verwendung der Applikation
Die Vertriebsmannschaft wird zunächst das Programm vorbereiten, d.h. die Optionen des Setup Bereichs nutzen.
Typischerweise wird zunächst bestimmt, welche Verzeichnisse das Programm verwenden wird. Dies erleichtert die zukünftige Bedienung, da bei allen Anfragen nach Dateien, sei es zum Importieren oder Speichern, immer das gewünschte Verzeichnis vorgeschlagen wird.
Anschließend wird bestimmt, wie Produkt Kategorien verwendet werden sollen. Das Unternehmen kennt verschiedene Wege, Produkte in Kategorien zusammen zu fassen. Die gängigste ist die Verwendung der gegebenen Produktkategorien.
Da Vertriebsabteilungen oft andere Vorstellungen von Kategorien haben als Finanzabteilungen, bietet das Programm die Option, eigene Produktgruppen zu definieren und diese als Produkt Kategorien zu verwenden.
Im nächsten Schritt werden grundsätzliche Daten angelegt, z.B. Kunden und Kundengruppen.
Des Weiteren können nun Kunden oder Produkte zu eigenen Sammlungen (Gruppen) zusammengefasst werden. Diese Bildung einer Sammlung (Collection) bietet bei der späteren Erstellung von Zielen oder Regeln größte Flexibilität und gleichzeitig minimierten Aufwand in der Erstellung dieser Ziele und Regeln.
Nachdem diese Vorarbeiten abgeschlossen wurden, können endlich die Ziele und Regeln definiert werden. Hierbei kann sich der vorab definierten Gruppen und Sammlungen bedient werden und deshalb schnell und einfach erfolgen.
Die Pflege der aktuellen Preise erfolgt über den Bereich Preisliste.
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Nachdem diese Vorarbeiten einmalig erfolgten, können Mitarbeiter des Vertriebsteams Berichte auf „Knopf-Druck“ erzeugen.
Berichte werden normalerweise monatlich erzeugt.
Das Erzeugen eines Berichts reduziert sich auf das Auswählen der für den gewünschten Bericht erforderlichen Optionen – die Standard Optionen werden immer einen brauchbaren, fehlerfreien Bericht liefern.
Das Setzen von Optionen ermöglicht hingegen, Berichte für spezielle betriebswirtschaftliche Fragen zu erstellen. |
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Importierte Umsatz Dateien
Umsatzdateien des Großhändlers liegen als CSV Dateien vor und listen im Detail die Umsätze pro Kunde und Produkt. Umsätze werden dabei als Menge berichtet.
Die Dateien müssen zur Erstellung eines Berichts importiert und teilweise umgearbeitet werden.
Die Umarbeitung umfasst dabei u.a. die Umwandlung von Mengen in Umsatz bei Verwendung der für diesen Kunden geltenden Preise als auch die für den Bericht nötige Anordnung der Daten. So werden einige, für den Bericht nicht benötigte Daten entfernt, als auch andere Daten hinzugefügt. Ein Hinzufügen von Daten ist z.B. nötig, im Fall der Berichtszeitraum umfasst mehrere Jahre. In diesem Fall werden mehrere Import Dateien in einem Arbeitsblatt – Data - konsolidiert.
Die Applikation stellt einen korrekten Import und eine korrekte Aufarbeitung sicher.
Importierte und aufbereitete Daten werden als Quelle weiterer Analysen in der Berichtsdatei im Arbeitsblatt Data gespeichert. Weitere Analysen basieren auf diesem Arbeitsblatt und bieten die Möglichkeit, alle Datenanalysen auf Korrektheit zu überprüfen, indem diese Quelle überprüft wird.
Setup
Während der Erarbeitung des Programms wurde deutlich, dass das Unternehmen Interesse an der Verwendung der jeweils kleinst-möglichen Dateneinheit hat. Es wurde offensichtlich, dass Daten nicht aggregiert (bei Gruppe) verwendet werden sollen sondern en detail.
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Ziele sollten somit nicht per Kundengruppe oder Produktgruppe definiert werden, sondern als Ziele per Produkt und Kunde. Selbiges gilt für die Definition von Regeln.
Das Unternehmen besitzt ca. 200 Produkte und ca. 300 Kunden.
Die Definition von Zielen / Regeln für 200 Produkte multipliziert mit jeweils 300 Kunden ist eine unlösbare, zu mindestens undankbare, Aufgabe.
Es wurde deshalb die Erstellung und Verwendung von Produkt und / oder Kunden Sammlungen (Collections) eingeführt. Sammlungen erlauben die einfache Erstellung von Zielen oder Regeln pro Kunde und Produkt.
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Sammlungen können ausschließlich für Berichte erstellt werden und zur Berichterstellung nur die gelisteten Kunden / Produkte verwenden oder nur für den Setup Prozess erstellt werden und nur dort Verwendung finden. Sammlungen können hingegen auch jederzeit in beiden Bereichen Verwendung finden.
Sammlungen im Allgemeinen ermöglichen die schnelle und bequeme Verwendung detaillierter Daten zur Berichterstellung.
Momentan werden mehr als 40.000 Ziele, gebildet aus Kunde und Produkt, verwendet. Die Erstellung der Ziele wurde unter Verwendung von Kunden und Produkt Sammlungen durchgeführt. Die Sammlungen beinhalten Sammlungen, die (fast) alle Produkte oder Kunden enthalten. Bei Verwendung derartiger Sammlungen reduziert sich die Erstellung der 40.000 Ziele auf die Auswahl der jeweiligen Sammlung und anschließender Speicherung.
Im Folgenden werden einige der möglichen Setup Optionen vorgestellt.
Collections (Sammlungen)
Kunden oder Produkt Sammlungen bieten die Option einzelne Kunden/Produkte zu einer Sammlung zusammenzufassen, welche später im Setup oder in Berichten verwendet werden kann.
Analog zu Kunden können Produkt Sammlungen oder Produktgruppen verwaltet werden.
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Die Applikation unterstützt den Benutzer bei der Erstellung von Sammlungen durch ihre grafische Benutzerschnittstelle.
Produkte oder Kunden können durch Eingabe der jeweiligen ID hinzugefügt werden oder durch Auswahl aus einem Dialog. Es können mehrere Elemente ausgewählt und in einem Rutsch hinzugefügt werden.
Bei der Erstellung von Produkt Sammlungen werden alle schon in einer Sammlung enthaltenen Produkte in grauer Farbe angezeigt. Sollte dennoch versehentlich ein Produkt der Sammlung ein weiteres Mal hinzugefügt werden, verhindert die Applikation das mehrfache Hinzufügen des Produkts. Sammlungen bestehen also immer aus einer Liste einzigartiger Elemente.
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Kunden und Kundengruppen
Kunden und Kundengruppen können bequem über die grafischen Schnittstellen erstellt und bearbeitet werden.
Wie bei allen Dialogen dieser Applikation können die angebotenen Listen durch Klick auf den Spaltenkopf sortiert werden.
Kunden können weiterhin nach Kundengruppe gefiltert werden.
Ziele und Regeln
Ziele und Regeln werden jeweils über einen komfortablen Dialog verwaltet.
Zur bequemen Erzeugung von Zielen, welche auf einer Produkt ID und einer Kunden ID basieren, können dieses IDs aus Dialogen gewählt werden. Diese Dialoge listen Produkte oder Kunden im Detail, so dass eine korrekte Auswahl erleichtert wird.
Zur Erstellung vieler Ziele oder Regeln können Sammlungen verwendet werden. Hierbei wird für jedes Element der Sammlung ein einzelnes Ziel oder eine einzelne Regel erzeugt. Die Erstellung einer großen Anzahl von Zielen und Regeln gestaltet sich hiermit bequem und schnell.
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Ziele und Regeln können weiterhin gefiltert werden. Dies ist nötig, da die Anzahl der Ziele schnell eine manuell schwer zu handhabende Größe annimmt.
Die Filterung unterstützt wiederum Sammlungen, so dass schnell die gewünschte Menge an Zielen bestimmt werden kann. Gefilterte Daten können zudem bequem gelöscht werden.
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Benutzerschnittstellen
Die einzelnen Dialoge bieten meistens die folgenden Optionen, mit denen eine einfache Bedienung möglich ist:
- Sortierung von Listen
- Dynamisches Anpassen der Dialoggröße
- Tooltips.
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Im Allgemeinen bieten alle Dialoge kurze Erläuterungen zu den verfügbaren Optionen; sollte mehr Information zur Beschreibung der jeweiligen Aufgabe nötig sein, können erweiterte Informationen über die Informationsdialoge aufgerufen werden. Somit können auch ungeübte Benutzer schnell mit dieser Applikation arbeiten.
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